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为办公环境创造特色有价值

编辑:东莞市百强装饰有限公司  时间:2011/07/04  字号:
摘要:为办公环境创造特色有价值

传统企业的主要问题

头顶上的灯光昏暗不堪;脚下的布线有如千头万绪;大大小小的科室封闭分割;无论走进哪一间,总是坛坛罐罐、杂处一室;一边密不透风,另一边却疏可走马;领导办公室常常位于走廊的幽幽尽头,给人一种高深莫测的感觉。

这种不合理的不仅仅是一个简单的装修布局问题,而是说明企业管理者没有认识到办公环境对企业效率的影响。普遍来讲,国内企业的办公环境存在以下主要问题:

办公室内部的色彩与照明搭配不协调,容易造成压抑的心态甚至视觉污染,影响人员的劳动效率;

条条块块的封闭性布局以及不合理的分割,不利于部门之间进行有效的沟通与协作;

企业信息系统缺乏统一的规划设计与维护管理,办公区域内线路铺设杂乱,各种系统互相独立,资讯流通存在障碍;

办公用品与家具的摆布过于随意,导致办公空间的浪费或拥挤现象并存,影响人员的有效活动能力与正常的工作心态。

企业办公环境的衡量尺度相对简单,最基本的只有一条:是否能够提升管理效率。换言之,我们评价一家公司的办公环境是否优劣,并不在乎占地是否宽敞、陈设是否豪华,而更多地着眼于办公环境是否能够整合企业管理中的各种资源,是否能够与企业管理优化的各项活动相衔接,是否能够最终有助于公司既定战略的实现。

建筑师往往关注的是外形的简约和结构的安全;室内设计师总是醉心于色彩的协调、材料的质感;而作为企业办公环境的主人,管理者们必须从业务活动的需要出发,充分利用环境所赋予的优势,最大化地去激发、创造出员工的工作效率。从某种意义上讲,与采购、生产与销售等功能一样,办公室环境布置也是一种创造企业价值的活动。

创造高效率的途径

科学的办公室布置可以创造出高效率。管理效率本身可以具体表现为员工完成某项特定任务的周期。业务流程、沟通技术、人这三者常常成为管理效率的直接表现对象,因此它们与办公环境之间的关系就成为我们优化办公室布置的基本考量。

优化业务流程

流程是指在企业内部流转的一系列相关活动,这些活动的进行总是要依托一定的外部环境的,因此办公环境的合理性也常常会影响流程的质量与效率。

新加坡某大型银行曾经在其国际结算部门实施过与业务流程改造相配合的办公环境调整项目。

管理层通过重新安排信用证申请、开立、复核、二审、终审等业务环节的座位设置,并配合以电脑终端的合理布线与办公自动化系统的优化,大大提高了信用证业务的工作效率,缩短了客户服务周期,获得了不错的市场反馈与业绩提升。

现代化的沟通技术

良好的沟通会带来效率的改善,现代信息技术的高度发达,也为办公环境中的信息交流提供了前所未有的强大功能。

一些企业在酝酿实施ERP、CRM、SCM等大型系统软件的时候,往往只注重实物资源与有形数据,常常忽视了人员沟通对于空间提出的需要,导致项目实施的效果不尽如人意。

在国际标准认证体系中,ISO9241就是一个关于办公环境下交互式计算机系统的人类工效学国际标准,它由17个部分组成,根据人类工效学和可用性原理,结合办公环境的要求,分别对各种硬件交互设备属性和软件用户界面设计问题作了详细的规定和建议。

许多国外企业在考虑内部环境设置时,就已经根据公司战略文化所要传达出的意境,从布局、色彩、照度、陈设、家具、徽标、字体等多种方面加以配合,使得人们身处彼时彼地的环境之中就已经能够充分体验到公司文化的内涵。

企业的各种内部管理机制在这样的办公环境条件下运转,其结果可想而知。如果我们真正认识到了办公环境的优劣与企业效率之间的关系,那么就应该在实施企业重组活动的同时,将办公环境的改善也作为需要达成的目标之一,并真正与其他管理变革的措施有效结合,相得益彰地去推进管理者想要达成的境界。

效率决定标准。

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